Les différents préparatifs pour un événement professionnel

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Organiser un événement reste le meilleur moyen de faire connaître son entreprise. En même temps, il permet aussi de développer sa notoriété. C’est pour cette raison que de tels événements sont considérés comme faisant partie intégrante d’une bonne stratégie de communication. Ainsi, la réussite pour organiser un événement professionnel est plus que primordiale.

Une bonne maîtrise des activités préliminaires

Même si la décision est prise de faire appel à un prestataire événementiel (à l’exemple d’Abrifête), certaines activités préliminaires incombent en grande partie à l’organisateur de l’événement. Il s’agit entre autres de :

  • Bien définir l’objectif de l’événement : pour le personnel, les clients actuels ou futurs, associés, actionnaires, etc. ;
  • Bien définir le thème et le format : pour le format, du petit déjeuner à la conférence ; les thèmes sont choisis ainsi que les éventuels intervenants ;
  • Bien choisir la date pour fixer la date de l’événement avec finition du programme et de l’horaire, de la liste des invités ;
  • Bien choisir les lieux sur lesquels dépend le succès de l’événement : tenir compte de la situation géographique et des facilités d’accès ;
  • Envoyer les invitations, de préférence 3 semaines à l’avance pour informer les invités ou participants ; éventuellement, prévoir une relance avant le jour fixé.

Pour les activités restantes, aussi importantes que les précédentes, l’appel à un prestataire professionnel est tout indiqué. Il s’agit de formaliser les contrats pour les lieux de tenue de l’événement. Si l’événement est à tenir à l’extérieur en totalité ou en partie, prévoir à l’avance à louer des chapiteaux en ligne ou une tente. Le prestataire est tout indiqué pour s’en occuper. Ensuite, il prendra éventuellement en charge la réalisation des buffets et cocktails de la société pour l’événement : café d’accueil, déjeuner, goûter, buffet froid, cocktail. Il sera capable de déterminer avec précision la quantité nécessaire par rapport au nombre des invités ou participants. Ces agences de prestation ont l’expérience nécessaire qui leur permet de collaborer avec l’ensemble des prestataires. Ils sauront soulager l’équipe de la société pour mieux s’occuper des tâches préliminaires de base.

L’après-événement

Pour que tout le monde en garde un bon souvenir de l’événement, il faut prévoir la distribution de goodies et autres cadeaux à la fin. Ensuite, selon l’événement, il est même fortement recommandé de réaliser une enquête de satisfaction auprès de tous les participants à travers un bref questionnaire anonyme.

Pour les organisateurs, il est opportun de faire une évaluation après l’événement afin de pouvoir dégager les points forts et les points faibles pour servir de leçons pour le futur. De même, les prestataires ayant été sollicités devront aussi être évalués. Enfin, il ne faut pas oublier d’envoyer un compte-rendu par mail à tous les invités. Éventuellement, y joindre une fiche d’appréciation à partir de l’enquête de satisfaction.