Gérer efficacement les appels avec un logiciel de standard téléphonique

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Au sein d’une entreprise, l’accueil téléphonique joue un rôle crucial pour ce qui est de la gestion de la relation client. Aussi, ce service ne doit pas être pris à la légère. Dans ce cas de figure, un logiciel de standard téléphonique reste un meilleur allié. Voici le focus.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de standard téléphonique ?

Pour toute entreprise, peu importe son secteur d’activité, la communication téléphonique avec la clientèle, les fournisseurs ainsi que les prospects se doivent d’être les plus efficaces possible. Pour rester disponible et par conséquent, offrir un service de très bonne qualité en toute circonstance, un logiciel de standard téléphonique se présente comme une excellente alternative. À vrai dire, ce système permet de moderniser sa téléphonie professionnelle. En clair, ce dispositif est très pratique pour traiter les appels entrants tout en gérant efficacement ceux qui ne peuvent pas être répondus à la fois.

 

Ce système bénéficie en effet de multiples fonctionnalités avec une manipulation facile. Cela commence par le transfert d’appel. C’est très pratique dès lors que le poste recevant l’appel est loin du bureau auquel il s’adresse. De ce fait, les collaborateurs peuvent être joints partout et à tout moment. De même, ce dispositif permet aux utilisateurs de recevoir une notification lorsque quelqu’un laisse un message sur leur boîte vocale. Ils auront également la possibilité de faire patienter leur interlocuteur avec un message personnalisé ou une musique d’accueil. Qui plus est, toutes ces opérations se font dans l’immédiat. Aussi, en offrant une prestation de qualité aux clients, les usagers pourront tout à fait éviter de rater toute opportunité de business en raison d’un manque de disponibilité. Il est incontestable que perdre un appel signifie perdre un client.

Comment faire le bon choix ?

Disposer d’un bon logiciel de standard téléphonique PME permet à une entreprise de mieux se différencier de ses concurrentes. Il s’agit effectivement d’une preuve de bonne créativité. De plus, cela demeure utile pour donner une entière satisfaction à la clientèle. Cependant, il n’est pas du tout facile à s’y retrouver face à la multitude de propositions du marché, car bien évidemment, tous les dispositifs ne se valent pas. En effet, il faut mettre en tête que le choix aura un impact sur l’image de sa société, sur le service rendu, sur la perception qu’auront les interlocuteurs et sur leur satisfaction. En définitive, cela affecte inévitablement la fidélité des clients, et par conséquent, le chiffre d’affaires.

 

Il est donc nécessaire de considérer quelques critères pour dénicher le dispositif qui convient parfaitement aux besoins de sa société. De prime abord, il faut tenir compte du profil de son organisme. Effectivement, le meilleur logiciel de standard téléphonique ne peut pas forcément l’être pour d’autres. Dans ce cas, il est primordial de se référer aux besoins en appels simultanés qui correspondent généralement à 30% du nombre de collaborateurs. Également, il faudra penser au nombre de personnes qui nécessitent un téléphone ainsi qu’au nombre des numéros de téléphone indispensables. Il convient en outre de savoir que les fonctions proposées ne sont pas les mêmes selon le système, ce qui exige de bien déterminer les fonctionnalités souhaitées avant toute décision.