Comment gagner du temps, de l’argent, et satisfaire notre clientèle ? C’est la question que se posent de nombreux chefs d’entreprise et professions libérales quand ils réfléchissent à la gestion de leur agenda et à la prise de rendez-vous. S’offre à eux une solution sur-mesure, peu coûteuse et adaptée à leurs demandes : recourir aux services d’un accueil téléphonique. En quelques mots, nous allons vous détailler les avantages liés au secrétariat externalisé.

Accueil téléphonique : qu’est-ce que c’est ?

La permanence téléphonique est dédiée aux entreprises qui, par leur activité, se voient gérer un grand nombre d’appels entrants (comme par exemple la gestion de rendez-vous ou la prise de messages) mais qui n’ont pas la capacité d’accueillir des secrétaires en termes de surface dans leur cabinet ou dans leurs locaux. Et parce qu’il est inconcevable de laisser sonner un téléphone par manque de temps et de disponibilité, des services d’accueil téléphonique sont proposés aux professionnels depuis de nombreuses années afin de prendre le relai.

Les missions des téléopérateurs

Les téléopérateurs faisant partie d’un secrétariat personnalisé ont plusieurs rôles, notamment celui de répondre non seulement au téléphone, mais surtout aux attentes de leur interlocuteur. La plupart des appels entrants concernent la gestion d’un planning (prise ou annulation d’un rendez-vous), une demande de renseignement (horaires, spécialité, honoraires, demande de devis) ou encore un message à transmettre.

Les avantages de l’accueil téléphonique

Il n’est pas rare de devoir s’y prendre à plusieurs reprises pour pouvoir joindre le standard de son cabinet dentaire, par exemple. Avec l’aide d’une permanence téléphonique, vous ne manquerez plus aucun appel ce qui constitue un levier de fidélisation et un moyen non négligeable d’établir une relation client de confiance. Vous décidez vous-même des plages horaires de votre secrétariat personnalisé, vous n’aurez pas à former un nouveau membre de l’équipe et vous pouvez également oublier la paperasse en termes de comptabilité.

En plus de conserver votre numéro de téléphone, les services personnalisés de permanence téléphonique vous permettent également de traiter vos appels entrants immédiatement et en toute discrétion.

Réalisez des économies avec un secrétariat externalisé

Nous le mentionnions dans l’introduction de cet article : faire appel à un secrétariat externalisé offre surtout un moyen de faire des économies drastiques du fait que vous n’ayez pas à vous équiper d’outils informatiques ou de mobilier supplémentaire, que vous n’ayez pas à prévoir de formation en interne de vos équipes ni d’espace dédié, que vous n’ayez pas à vous acquitter de charges salariales ni de salaire car votre prestataire externe d’accueil téléphonique prend tout en charge. Vous n’avez qu’à souscrire un forfait et seules les heures consommées vous seront déduites, vous ne paierez donc que votre réelle consommation !

Autant de moyens, donc, de construire une véritable relation professionnelle avec vos clients et de vous assurer des retombées positives, car il n’est jamais autant agréable que de réussir à joindre son interlocuteur du premier coup, et que notre appel soit traité avec professionnalisme. En effet, recourir à un service de permanence téléphonique dont le cœur de métier est de gérer les appels entrants vous garantit une prise en charge optimale des appels. Les téléopérateurs sont des professionnels de l’accueil téléphonique : ils assurent une permanence téléphonique chaleureuse, conviviale, confidentielle et adaptée à l’appel entrant.