Quelles sont les obligations d’un formateur indépendant ?

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Encadrée par la loi, la formation professionnelle est une activité qui soumet le formateur au respect d’un certain nombre d’obligations : il doit disposer d’un numéro d’agrément, être datadocké ou obtenir la certification qualité « Qualiopi ». On vous propose dans cet article de passer en revue toutes les obligations d’un formateur indépendant.

La déclaration initiale d’activité

Vous souhaitez devenir formateur indépendant ? Quelles sont les premières étapes à suivre pour lancer votre activité ?

1ère étape : créez votre entreprise

Pour démarrer, vous devez créer votre entreprise sous la forme d’une entreprise individuelle, d’une micro-entreprise ou d’une société. Si vous optez pour la création d’une société, vous devrez réaliser toutes les démarches nécessaires pour l’enregistrer au registre du commerce et des sociétés : rédaction des statuts, publication d’une annonce légale, ouverture d’un compte bancaire et dépôt d’un capital social.

2ème étape : déclarez votre activité

Pour ce faire, vous devez avoir signé une convention de formation avec un client. Ensuite, vous devez effectuer une déclaration initiale d’activité de formation sous les 3 mois qui suit la signature de votre première convention. Cette déclaration se réalise auprès de la DIRECCTE. Si votre dossier est validé, vous recevrez un numéro d’agrément sous 30 jours.

3ème étape : réalisez le bilan pédagogique et financier

Après avoir obtenu votre numéro d’agrément, vous devez obligatoirement l’indiquer dans tous vos documents légaux : convention de formation, contrat de formation, devis, bon de commande, factures, etc.
Ensuite, chaque année, vous devrez établir un bilan pédagogique et financier. A défaut, vous risquez de perdre votre agrément.

Le référencement Datadock ou la certification Qualiopi

Si vous souhaitez que vos stagiaires et entreprises clientes puissent bénéficier de subventions auprès de leur OPCO, le référencement au Datadock est obligatoire. Vous pouvez cependant continuer à exercer sans ce référencement mais vos clients se verront recevoir un refus de financement. De plus, ce référencement est également obligatoire si vos formations sont éligibles au CPF.

L’article 6 de la loi « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » rend obligatoire la certification Qualiopi pour tous les prestataires de service de la formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés, tels que le CPF ou les OPCO. Cette certification est obligatoire au 1er janvier 2022 (initialement 2021) et est délivrée par un auditeur accrédité par le COFRAC. L’objectif étant de vérifier, concrètement, sur la base du référentiel national unique, que vous respectez bien les critères qualité exigé par la loi.

Dès 2022, la certification Qualiopi remplacera le référencement Datadock.

Le respect des documents légaux

Devenir formateur indépendant nécessite de la rigueur pour respecter les procédures et ainsi répondre aux exigences de la formation professionnelle. En tant que formateur indépendant, vous devrez fournir un certain nombre de documents à l’entreprise cliente et/ou au stagiaire.

Tout d’abord, vous devez signer une convention de formation avec l’acheteur (société ou personne physique). Ce document doit inclure la nature de l’action, l’objectif, le contenu, les moyens pédagogiques, les modalités de déroulement de l’action, le suivi et la sanction, etc. C’est dans la convention que vous fixez le prix de la formation ainsi que les modalités de règlement.

Vis-à-vis de vos stagiaires, vous devrez mettre à disposition certains documents avant le début de la formation : les objectifs et le contenu de la formation, votre titre en tant que formateur et vos qualités, le planning de formation, le règlement intérieur. De plus, vous devrez indiquer à vos stagiaires les modalités d’évaluation et de sanctions de l’action.

En fin de formation, vous devrez soumettre un questionnaire de satisfaction qualité, vous permettant ensuite de mener des actions pour être dans une démarche d’amélioration continue.

Le portage salarial : une alternative à la création d’entreprise pour les formateurs indépendants

Légalisé en 2008, le portage salarial est une nouvelle forme d’emploi désormais dotée sa propre convention collective. Le fonctionnement du portage salarial pour les formateurs est simple, basé sur une relation tripartite : le formateur, la société de portage salarial et le client. Dans ce schéma, le formateur n’a plus besoin de créer une société pour exercer son métier.

Les étapes sont les suivantes :

  • Tout d’abord, le formateur prospecte et trouve sa mission de formation.
  • La société de portage salarial, qui doit avoir le statut d’organisme de formation, signe le contrat de prestation de formation ou la convention de formation avec le client du formateur.
  • Le formateur signe un contrat de travail avec la société de portage.
  • La société de portage facture les honoraires du formateur et les transforme en salaires.

La société de portage salarial, qui exerce sous le statut d’organisme de formation, est en charge de respecter la règlementation liée à la formation professionnelle (numéro d’agrément, Datadock, Qualiopi, documents légaux, bilan pédagogique et financier).

Ainsi, le formateur qui exerce sous ce statut délègue toute sa gestion administrative pour se concentrer sur son métier. Il s’agit d’une alternative à la création d’entreprise idéale pour celles et ceux qui souhaitent devenir formateur tout en bénéficiant de la sécurité du statut de salarié.