La trésorerie et le respect des délais de paiement est la préoccupation principale de tout dirigeant de PME/PMI ou TPE. Aujourd’hui, la gestion financière ne se limite pas juste à émettre et recevoir des appels ou à envoyer des courriers et emails. L’utilisation d’un logiciel de recouvrement est nécessaire pour une bonne trésorerie de l’entreprise. Elle permet une organisation améliorée du travail et de la communication, ainsi qu’une centralisation des informations. Toutefois, le choix du logiciel adapté pour les opérations financières d’une entreprise peut s’avérer difficile. Comment choisir un bon logiciel de recouvrement ? Voici quelques conseils.
Quel est le rôle d’un logiciel de recouvrement de créances ?
Ce logiciel permet une automatisation de l’ensemble de la procédure de recouvrement. Il fonctionne avec l’Intelligence Artificielle pour personnaliser les informations relatives aux profils payeurs et faciliter le travail pour les chargés de recouvrement. Ses avantages sont multiples et on en compte principalement 8 que sont :
- Réduction des impayés ;
- Délais de paiement courts et augmentation de la trésorerie;
- Renforcement de la relation client ;
- Vision claire et détaillée du risque client ;
- Diminution des coûts administratifs ;
- Réduction des erreurs ;
- Meilleur cash-flow ;
- Amélioration de la productivité.
Quels sont les critères de choix d’un logiciel de recouvrement de créances ?
Le logiciel de recouvrement des créances constitue un outil nécessaire à la satisfaction des problématiques lors du recouvrement. En plus, il permet d’économiser un temps précieux. De manière générale, les fonctionnalités clés du logiciel et la compatibilité de son interface système avec votre outil comptable sont les critères principaux à prendre compte. Voici quelques critères pour choisir un logiciel de recouvrement de créances :
- Fonctionnalités clés : Le logiciel doit répondre à vos divers besoins. Il doit proposer des fonctionnalités comme le reporting, la gestion des litiges, le recouvrement et la gestion du risque client. Il est préférable d’éviter les logiciels ne permettant pas une personnalisation facile des documents de relance pendant l’envoi.
- Centralisation des données financières : Tous les employés, cadres de l’entreprise et toute personne externe y travaillant, doivent avoir accès aux mêmes données financières. Le logiciel de recouvrement de créances doit permettre de visualiser des informations financières claires et actualisées, ceci peu importe la complexité des bases de données de la société.
- Facilité d’utilisation : Le tableau de bord du logiciel doit être facilement accessible, puisque les données financières et business y sont élaborées. Ceci permettra à chaque manager d’établir les comptes rendus des budgets et des prévisions sans paramétrage.
- Collaboration : Le logiciel doit faciliter la collaboration entre les divers postes financiers de l’entreprise.
- Disponibilité : L’outil de recouvrement doit être disponible pour les utilisateurs 24/7. Evitez les logiciels « usines à gaz » qui ne sont pas réellement compétents. Ceux-ci peuvent offrir une disponibilité inférieure à 12 heures.
- Prise en main : Le logiciel doit être facile à prendre en main par les utilisateurs. Il serait vraiment dommage qu’une machine disposant de multiples fonctionnalités soit difficile à utiliser à cause de sa complexité.
- Automatisation et personnalisation des scénarios de relance : Les scénarios de relance automatisés, doivent pouvoir être personnalisés selon les divers profils payeurs. Cette fonctionnalité permet de réduire considérablement les délais de paiement.
- Paiement en ligne: Un système de paiement en ligne doit être intégré au logiciel.
- Compatibilité avec le logiciel comptable : L’interface du logiciel doit être compatible avec l’interface de votre logiciel comptable. Ceci permettra une récupération de l’ensemble de vos données en quelques secondes.
- Evolution avec la société : Le logiciel doit suivre la croissance de la société en temps réel et s’y conformer.
Le prix du logiciel constitue aussi un critère de choix, mais pas le principal. Mettez le prix qu’il faut selon les fonctionnalités de l’outil approprié à vos opérations de recouvrement. Toutefois, testez l’outil avant de le choisir et privilégiez les essais gratuits.
