Comment intégrer le digital à un événement d’entreprise ?

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La communication événementielle, pendant bien longtemps, est restée accrochée à ses vieilles stratégies. Mais il se développe aujourd’hui des moyens pour digitaliser l’organisation d’un événement. À cet effet, contacter une agence technique événementielle en pointe dans l’innovation numérique pourrait constituer une excellente idée. Quels sont les avantages à en tirer et comment l’intégration du digital peut-elle se faire ? Les réponses dans ce billet.

Pourquoi choisir une agence technique événementielle ?

Vous envisagez d’organiser un événement ? Assurément, vous voulez le rendre inoubliable, et surtout en faire un tremplin pour agrandir votre chiffre d’affaires. Pour cela, il peut être intéressant d’avoir recours aux services d’un prestataire technique événementiel. Les raisons de le faire ne manquent pas à l’appel !

Primo, c’est un moyen de rendre votre entreprise plus visible. Non seulement la digitalisation d’un événement par une agence technique événementielle booste vos performances, mais en plus, elle accroît votre visibilité. Plus qu’une nécessité, c’est un impératif pour toute entreprise !

Secundo, faire appel à de tels prestataires, c’est augmenter ses chances de marquer ses invités. La raison ? La créativité dont font montre les agences événementielles. Projection en 3D, vitrine tactile, conférence et activité virale, mur virtuel… une ribambelle d’outils est mise à votre disposition. Et puisqu’une image vaut mille mots, vos convives n’oublieront pas de sitôt votre événement.

Enfin, en dehors de son aspect pratique, la solution digitale est écologique. Avec une agence technique événementielle, plus besoin de concevoir des cartes d’invitation ou des fiches de programmation. Tout se fait automatiquement, et ce, même via un smartphone.

On le voit bien, la question n’est plus de savoir s’il faut digitaliser son événement, mais plutôt comment y parvenir.

Définir ses besoins

Si vous optez pour le digital, c’est assurément pour atteindre des buts précis : marquer vos invités, vendre votre produit, augmenter votre rentabilité, etc. De toute évidence, un prestataire technique événementiel vous aidera à réaliser vos objectifs. Et pour ce faire, avec vous, il définira en amont vos besoins et votre cible. À cet effet, vous pouvez profiter de l’expertise du blog Entreprise et Compagnie sur la question.

Plus la cible est précise, plus vos besoins sont concis, et plus la solution digitale de l’agence technique événementielle sera bénéfique. Par exemple, si vous deviez choisir entre 200 participants sans véritable impact et 100 convives sur-mesure, quelle solution préféreriez-vous ?

Simplifier les démarches d’inscription

À bien des égards, la digitalisation facilite l’inscription à un événement. Quelques clics sur un site élaboré à cet effet suffisent amplement. Fini les heures passées chez l’imprimeur à concevoir des cartes à l’adresse des invités ! Encore qu’avec cette méthode traditionnelle, vous pourriez en oublier certaines. Optez plutôt pour le digital afin de simplifier les démarches d’inscription, ce qui permettra d’augmenter le nombre de participants.

Utilisation des réseaux sociaux

Dans la palette d’outils proposés, une agence technique événementielle se sert des réseaux sociaux. Les services de ces plateformes, de plus en plus perfectionnés, sont encore plus profitables qu’autrefois.

Les fonctionnalités du live streaming de Facebook ou Periscope par exemple permettent à un participant même absent d’être présent. En fait, il suit l’événement en direct et peut interagir : poser des questions, donner des réponses, commenter, etc. Grâce au prestataire technique événementiel, il fait une immersion complète depuis son ordinateur ou son smartphone !

Concevoir une application pour l’événement

Créer une application spécialement pour l’événement, pourquoi pas ? Cette technique facilite la gestion des aspects techniques, matériels et financiers par l’agence technique événementielle. Check-in des invités, notifications sur la programmation, programme de l’événement, discussion en ligne, boîte à outils… L’application conçue propose une expérience optimale, gratuite et ludique à tous les participants. Ils n’en seront que séduits.

Faire revivre les moments forts

Rien de tel que de revivre en image les moments forts d’un événement réussi. Pour cela, l’agence événementielle choisie peut proposer la création d’une galerie de photos sécurisées à mettre en ligne, notamment avec des sites de stockage d’images. De cette façon, votre événement sera vu par le grand nombre et continuera de marquer les esprits longtemps après son organisation.

En somme, si vous envisagez de faire de votre conférence, séminaire ou colloque un événement mémorable, solliciter une agence événementielle est une excellente option. Comme on vient de le voir, les avantages qui en découlent sont légion.